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Política de Tratamiento de Datos Personales – Aula Virtual Ambiental de Envigado

El Municipio de Envigado, en calidad de Responsable del Tratamiento, adopta para el Aula Virtual Ambiental las disposiciones contenidas en su Política para el Tratamiento de Datos Personales, Código DE-D-029, Versión 01, la cual regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta y demás operaciones realizadas sobre datos personales en desarrollo de sus actividades institucionales.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es el Municipio de Envigado.

Dirección: Carrera 43 # 38 Sur 35
Correo electrónico: ciudadano@envigado.gov.co
Teléfono: 604 339 4000

Estos datos corresponden a los definidos en la Política Institucional de Tratamiento de Datos Personales del Municipio.

2. Datos tratados en el Aula Virtual

Para la operación del Aula Virtual podrán tratarse los datos necesarios para identificar y administrar al usuario y registrar su participación en los procesos de formación, tales como información de identificación, contacto, cuenta de usuario, matrícula, accesos, participación en actividades, progreso, respuestas a evaluaciones, calificaciones, finalización de cursos y emisión de constancias o certificados.

El Aula Virtual no requerirá datos sensibles para el desarrollo ordinario de los procesos formativos. En caso de que excepcionalmente sea necesario tratar este tipo de información, deberá informarse previamente al titular sobre su carácter sensible, la finalidad específica y el carácter facultativo de su suministro, conforme a la política institucional.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados a través del Aula Virtual serán utilizados exclusivamente para finalidades asociadas con la gestión institucional de los procesos formativos, entre ellas:

• Crear y administrar las cuentas de usuario.
• Identificar y autenticar a los usuarios del Aula Virtual.
• Gestionar matrículas y acceso a cursos.
• Registrar accesos, participación y actividades realizadas.
• Realizar seguimiento al progreso y finalización de los procesos formativos.
• Administrar cuestionarios, actividades, evaluaciones y calificaciones.
• Determinar el cumplimiento de criterios de participación o aprobación.
• Generar constancias y certificados.
• Mantener trazabilidad de la formación realizada.
• Enviar comunicaciones relacionadas con cursos, actividades y funcionamiento de la plataforma.
• Atender solicitudes de soporte.
• Elaborar estadísticas, reportes e indicadores institucionales asociados a los procesos de formación.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales e institucionales relacionadas con la operación del Aula Virtual.

Estas finalidades se enmarcan en el principio establecido por la política institucional según el cual los datos recolectados deben utilizarse para el cumplimiento de la misión del Municipio y no para propósitos diferentes a los informados al titular.

4. Autorización y consentimiento

Al aceptar esta política, el usuario manifiesta de manera previa, expresa e informada su autorización para que el Municipio de Envigado realice el tratamiento de sus datos personales para las finalidades descritas.

La política institucional establece que la autorización debe obtenerse antes del tratamiento y mediante un mecanismo que pueda ser consultado posteriormente. También admite mecanismos técnicos que permitan registrar electrónicamente la manifestación del titular.

El Aula Virtual conservará electrónicamente la evidencia de la aceptación, incluyendo la versión de la política aceptada y la información disponible sobre la fecha del consentimiento, como mecanismo de prueba de la autorización.

5. Derechos del titular

El usuario, en calidad de titular de los datos personales, podrá ejercer los derechos reconocidos en la Política para el Tratamiento de Datos Personales del Municipio de Envigado, entre ellos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotados los procedimientos correspondientes.

La política institucional desarrolla estos derechos y los procedimientos para consultas, reclamos, actualización, corrección y supresión de información.

6. Seguridad y confidencialidad

La información tratada mediante el Aula Virtual deberá estar sujeta a medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a impedir su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.

El acceso a información personal estará restringido a los usuarios y perfiles autorizados de acuerdo con sus funciones dentro de la plataforma.

El Municipio establece en su política los principios de acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad como condiciones aplicables al tratamiento de datos personales.

7. Tratamiento por terceros

Cuando para la operación, alojamiento, soporte, mantenimiento u otros servicios asociados al Aula Virtual participen terceros en calidad de Encargados del Tratamiento, estos deberán tratar la información únicamente por cuenta del Responsable y conforme a las finalidades autorizadas, las obligaciones contractuales aplicables y la Política de Tratamiento de Datos Personales del Municipio de Envigado.

La política institucional dispone además que los encargados deberán salvaguardar la seguridad de las bases de datos y mantener la confidencialidad de la información.

8. Niños, niñas y adolescentes

Cuando el Aula Virtual sea utilizado por niños, niñas o adolescentes, el tratamiento de sus datos personales deberá garantizar la prevalencia de sus derechos fundamentales y aplicar las condiciones especiales previstas en la Política de Tratamiento de Datos Personales del Municipio de Envigado.

Cuando corresponda, deberá obtenerse la autorización de quien se encuentre legalmente facultado para representarlos.

9. Consultas, actualización y supresión

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante los canales institucionales establecidos por el Municipio de Envigado.

La Política DE-D-029 establece los procedimientos para identificación del solicitante, consultas, corrección, actualización, reclamos y supresión de información, incluyendo los términos aplicables para su atención.

10. Política institucional aplicable

Esta política específica del Aula Virtual complementa y no sustituye la Política para el Tratamiento de Datos Personales del Municipio de Envigado — Código DE-D-029, Versión 01.

En caso de requerirse información adicional sobre principios, derechos, procedimientos, tratamiento de datos sensibles, transferencias, transmisiones o demás materias relacionadas con la protección de datos personales, será aplicable la política institucional vigente del Municipio de Envigado.

11. Aceptación

Al seleccionar la opción de aceptación disponible en el Aula Virtual, el usuario declara haber sido informado acerca de:

• la identidad del Responsable del Tratamiento;
• las finalidades para las cuales serán utilizados sus datos;
• los derechos que le corresponden como titular;
• la existencia de la Política para el Tratamiento de Datos Personales del Municipio de Envigado; y
• el registro electrónico de su consentimiento.

La autorización podrá ser consultada posteriormente como evidencia de la aceptación otorgada.

https://alcaldia-municipal-de-envigado-en-antioquia.micolombiadigital.gov.co/sites/alcaldia-municipal-de-envigado-en-antioquia/content/files/003278/163865_politica-para-el-tratamiento-de-datos-personales.pdf